每日信息：如何輕松完成數(shù)據(jù)填報工作？

近日，教育部教育質(zhì)量評估中心下發(fā)通知，要求各高校采集2021年和2022年在校本科生圖書借閱數(shù)據(jù)，并填報“分性別當年圖書館流通量”“分年級當年圖書館流通量”“分專業(yè)類圖書館流通量”等表格。筆者作為學校圖書館系統(tǒng)管理員，負責填報這些表格，本以為能輕松完成，結(jié)果花費的時間和精力卻遠超預(yù)期。于是不禁感慨：“在學校的數(shù)據(jù)治理工作已經(jīng)漸趨完善的情況下，為什么數(shù)據(jù)填報還如此困難？如何能輕松完成類似的工作？”

通過分析反思本次數(shù)據(jù)填報任務(wù)的各個環(huán)節(jié)，筆者認為可以通過改進數(shù)據(jù)治理中的利益相關(guān)者，即數(shù)據(jù)需求方、數(shù)據(jù)來源方、信息化部門、校辦、數(shù)據(jù)治理服務(wù)商等的工作職責，充分利用數(shù)據(jù)治理的成果來降低數(shù)據(jù)填報的難度。

數(shù)據(jù)需求方（數(shù)據(jù)消費者）應(yīng)提出“合理”的數(shù)據(jù)需求

(資料圖片)

筆者認為，本次數(shù)據(jù)需求存在三個不合理之處：

第一，統(tǒng)計量設(shè)置不合理。分析可知，本次數(shù)據(jù)需求涉及的字段主要包括兩大類，一是學生基礎(chǔ)信息，包括人員類別、性別、在校狀態(tài)、年級、專業(yè)等字段，二是圖書及借閱記錄。這些字段有的是靜態(tài)的，有的是動態(tài)的，動態(tài)變化的字段不能準確統(tǒng)計出某一自然年度里的數(shù)據(jù)總量。

第二，字段含義需要明確。不同學?；虿块T對“在校狀態(tài)”有不同的理解和定義，部分學校并不準確維護學生的“年級”字段，只根據(jù)入學年份來簡單判定；“專業(yè)”字段也存在一定的特殊情況，比如學生可以轉(zhuǎn)專業(yè)、學校的自設(shè)專業(yè)不在《普通高等學校本科專業(yè)目錄（2020版）》范圍內(nèi)、大類招生專業(yè)及其細分專業(yè)同時存在等。這些字段如果不能理解一致，那么最終得到的統(tǒng)計數(shù)據(jù)質(zhì)量可想而知。

第三，如果該項需求是今后每年都有的，那么通過接口采集比提交Excel文件的方式更適用。要改進以上三點，就需要數(shù)據(jù)需求方在提出需求前，必須做好一定的前置調(diào)查，確保所提需求的合理性。

數(shù)據(jù)需求方應(yīng)明確“合適”的數(shù)據(jù)提供方

本次數(shù)據(jù)采集的主題是“圖書借閱數(shù)據(jù)”，需求方鎖定數(shù)據(jù)填報單位為圖書館。這看似十分合理，但通過分析可知，需求字段中的圖書及借閱記錄部分相對容易獲取，反而是“在校狀態(tài)”“年級”“專業(yè)”這幾個字段難以準確統(tǒng)計。因此，本科生教務(wù)管理部門才是高質(zhì)量完成本次數(shù)據(jù)填報任務(wù)的關(guān)鍵。

但是教務(wù)部門是否應(yīng)該作為此次數(shù)據(jù)需求的提供方？答案是否定的。筆者認為，在學校數(shù)據(jù)治理工作已經(jīng)漸趨完善的情況下，最合適的數(shù)據(jù)提供方應(yīng)是負責學校數(shù)據(jù)治理的部門——信息化部門。

大部分高校的信息化部門通過數(shù)據(jù)中心平臺，采集存儲了校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并按主題域進行分類管理。本次數(shù)據(jù)采集所需的各個字段大概率能從該平臺直接獲取。所以，類似的數(shù)據(jù)填報任務(wù)中，需求方應(yīng)該建議學校的數(shù)據(jù)管理服務(wù)部門來負責填報，其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合。

數(shù)據(jù)來源方（數(shù)據(jù)生產(chǎn)者、業(yè)務(wù)部門）應(yīng)做好數(shù)據(jù)字段的維護和釋義工作

在數(shù)據(jù)治理工作中，數(shù)據(jù)中心平臺將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段甚至全庫進行了采集存儲。然而，要想該平臺能夠滿足通用的數(shù)據(jù)填報任務(wù)，還需要數(shù)據(jù)來源部門做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的維護工作，確保源頭數(shù)據(jù)的準確、全面，并向信息化部門提供必要的數(shù)據(jù)字典，解釋清楚各字段的作用、內(nèi)容、變化過程等。

例如，此次填報任務(wù)中所需的“在校狀態(tài)”“年級”“專業(yè)”“圖書分類號”等字段，就需要教務(wù)部門、圖書館在數(shù)據(jù)對接中提供明確的說明。這項工作看似簡單，但是由于許多業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)管理人員并不具備數(shù)據(jù)庫操作方面的能力，實際參與的并不深入，而是由系統(tǒng)的開發(fā)方直接與信息化部門對接完成的多。

業(yè)務(wù)部門需要更多地從數(shù)據(jù)庫層面了解所負責的字段，為信息化部門在數(shù)據(jù)應(yīng)用開發(fā)中提供精準的支持，才能在之后的數(shù)據(jù)填報任務(wù)中享受到“輕松”。

信息化部門應(yīng)從學校的“數(shù)據(jù)中心”進階為“信息中心”

在完成基本的數(shù)據(jù)治理工作之后，信息化部門掌握了全校的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，成為學校的“數(shù)據(jù)中心”，普遍能提供系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)同步共享服務(wù)。然而，作為學校最權(quán)威的數(shù)據(jù)管理服務(wù)部門，信息化部門還要能提供更多的服務(wù)，包括制作各類校級的運行報表、開展數(shù)據(jù)分析與挖掘、完成一些原本需要協(xié)調(diào)眾多部門才能完成的數(shù)據(jù)填報工作（類似于此次本科生圖書借閱填報任務(wù)），在更多數(shù)據(jù)相關(guān)工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

這就要求信息化部門從“數(shù)據(jù)中心”發(fā)展為“信息中心”，即不僅要擁有學校的各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、做數(shù)據(jù)的“搬運工”“管理員”，更要了解數(shù)據(jù)中承載的業(yè)務(wù)內(nèi)容及其運行情況，進而能直接提供業(yè)務(wù)層面的數(shù)據(jù)服務(wù)——信息服務(wù)。如此一來，信息化部門的服務(wù)價值將更加凸顯。

校辦等管理部門應(yīng)推動制定數(shù)據(jù)填報工作規(guī)范

在筆者所在院校，本次填報任務(wù)是經(jīng)過校辦轉(zhuǎn)交給圖書館處理的，說明校辦也認為圖書借閱數(shù)據(jù)應(yīng)當由圖書館來填報。這反映出校內(nèi)很多部門對數(shù)據(jù)治理的內(nèi)涵、作用并不了解，在遇到類似的數(shù)據(jù)填報任務(wù)時仍然沿用舊的工作思路。

事實上，學校在完成數(shù)據(jù)治理后，應(yīng)當重新梳理數(shù)據(jù)填報工作的業(yè)務(wù)流程，充分利用已有的數(shù)據(jù)平臺，提高此類工作的效率。校辦等重要的利益相關(guān)者，應(yīng)當聯(lián)合信息化部門，討論制定必要的數(shù)據(jù)填報工作規(guī)范，明晰各方職責，給信息化部門配置合適的人員力量，不斷優(yōu)化面向校內(nèi)外數(shù)據(jù)填報需求的效率和質(zhì)量。

數(shù)據(jù)治理服務(wù)商應(yīng)提供適用性更好的數(shù)據(jù)應(yīng)用工具

數(shù)據(jù)治理相對完善后，學校將在此基礎(chǔ)上開發(fā)各類數(shù)據(jù)應(yīng)用，提供面向校內(nèi)校外的用戶數(shù)據(jù)服務(wù)。這就要求數(shù)據(jù)應(yīng)用工具需具備易用性、可擴展性、安全性等特點，使得各類用戶能快速上手、靈活高效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)填報，能安全可靠地授權(quán)用戶訪問必要的數(shù)據(jù)，適應(yīng)各種數(shù)據(jù)需求場景。數(shù)據(jù)治理絕不是一個驗收即結(jié)束的項目，而是一個在應(yīng)用中逐漸成長完善的工程，需要服務(wù)商根據(jù)場景反饋，在歲月長河中持續(xù)打磨產(chǎn)品，才可能獲得最終成功。

數(shù)據(jù)填報作為數(shù)據(jù)治理的典型應(yīng)用場景，應(yīng)當?shù)玫礁咝８嗟年P(guān)注。數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)平臺只有經(jīng)過各種場景下的應(yīng)用，才能不斷完善和發(fā)揮效用，各利益相關(guān)者才能受益。因此，要想“輕松”地完成一項看似簡單的數(shù)據(jù)填報任務(wù)，還需要相關(guān)方的共同努力和持續(xù)改進！

作者：何秀全（上海外國語大學圖書館）

責編：陳永杰

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